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戸籍謄本、戸籍抄本の取り方〜出生届後〜

 

出生届後、生まれてきた赤ちゃんとパパ、ママの親子関係を証明する最も確実な証明書が「戸籍証明」

 

一般的に取られる戸籍証明は、「戸籍謄本」と「戸籍抄本」ですが、赤ちゃんが生まれた証明として、各手続きには欠かせないものとなっています。

 

そんな、戸籍謄本や戸籍抄本の取り方を、ここではお伝えしています。

 

出生届後の、戸籍謄本、戸籍抄本の取り方

 

出生届の受理後に、本籍地で戸籍作成がスタートするので、実際、戸籍謄本などが取れるようになるのが、休みを除く5日〜7日後になります。

 

父母の本籍地以外に、出生届を提出すれば、受付市区町村から本籍地に届書を郵送することになるので、本籍地に届いてから戸籍が作成し始められることを考えると、休みを除く10日後の期間を必要とします。(市区町村の事務処理速度や届出の事務量によって、日数は前後します)

 

なので、出生届を提出してすぐに、戸籍謄本や抄本が取れるというわけではありませんので注意しましょう。

 

ここで、戸籍謄本と、戸籍抄本の違いを説明しておきます。

 

戸籍謄本というのは戸籍内にいる全員分が載っている戸籍証明です。

 

【戸籍謄本例】
戸籍謄本例

 

 

戸籍抄本というのは、戸籍謄本の中に載っている特定の人だけを表示している戸籍証明です。

 

戸籍内の特定の人だけの戸籍情報が必要な場合に、取得されるものです。

 

戸籍謄本を取っておけば、全員分の戸籍情報が載っているので目的は達せられますが、特定の人以外の戸籍情報が不要という場合は、戸籍抄本を取れば良いということになりますね。
(必要のない人の、余計な個人情報を知らせることを避けられますしね)

 

【戸籍抄本例】
戸籍謄本例

 

 

戸籍謄本と戸籍抄本の取り方は同じなので、ここからは戸籍謄本等と標記して、その取り方を説明します。

 

戸籍謄本等は、本籍地の市区町村でしか発行できません。

 

なので、直接、本籍地市区町村の窓口で取得するか、郵送請求で戸籍謄本等を取り寄せることが必要です。
(マイナンバーカードを使ってコンビニ交付も出来ますが、本籍地の戸籍を取得できる市区町村は、まだ普及していません。。。)

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本籍地の市区町村窓口での戸籍謄本等請求方法

 

窓口に置いている申請用紙を記入した後、受付を済ませます。

 

申請用紙には、住所地と窓口にきた人の氏名、生年月日を記入し、また別に設けられた欄に戸籍を取りたい人の氏名、生年月日と本籍地を記入します。
(市区町村ごとに、申請書の形式は異なりますが、記入する情報はどこも同じです)

 

【京都市の申請書例】

 

戸籍謄本例

 

ここで注意したいのが、本籍欄。

 

本籍地を番地まで正確に記入しないと、戸籍謄本等が発行してもらえないのです。

 

窓口では、免許証やパスポート、マイナンバーカードなどの本人確認書類を提示することになるんですが、本人確認が出来ていたとしても、正確な本籍地を記入しなければ、戸籍謄本等を発行できないルールが定められているんです。

 

なので、必ず戸籍謄本等を請求するときは、戸籍を取りたい人の本籍地はしっかり把握しておく必要があるので注意して下さいね。

 

出生届を提出して戸籍謄本等の作成が市区町村で完了すれば、父母の戸籍謄本を取ると、生まれた赤ちゃんの名前が載っています。

 

赤ちゃんだけの戸籍が必要なら、赤ちゃんの氏名を書いて戸籍抄本を請求すると、赤ちゃんの名前だけが載せられた戸籍証明が発行されます。

 

ここは、誰の戸籍が取りたいのか、必要に応じて取得すると良いでしょう。

 

ちなみに、どこの市区町村でも、戸籍謄本、戸籍抄本とも同じ価格設定
(戸籍謄本、抄本の1通あたりの単価自体は、市区町村によって異なりますが450円が多いです)

 

戸籍謄本の方が抄本よりも情報量が多いから、費用が高そうに思うんですが、そういうわけではないんですね。

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戸籍謄本等を請求できる人はだれ?

 

戸籍謄本等を請求できる人は、「本人」と「本人の配偶者」と「直系親族」です。

 

自分の戸籍なら、もちろん請求できますし、親子どうしも取り合えます。

 

祖父母が孫の戸籍を取れますし、孫が祖父母の戸籍を取ることもできます。

 

一緒に住んでいる必要も、同世帯である必要もないんですね。
(住民票などの請求では、同世帯の人であることが必須)

 

ちなみに、兄弟姉妹が結婚などをして両親の戸籍から抜け出る(除籍してしまう)と、兄弟の戸籍は取れないことになりますよ。
(両親の戸籍内にいる間は、直系である両親の戸籍謄本を取ると、兄弟姉妹も載ってきます。つまり、兄弟姉妹が両親の戸籍にいる間は取れるということ。)

 

戸籍のとれる範囲を箇条書きすると、

 

戸籍の請求者(自分)から見て、

 

自分の名前が載った戸籍はすべて取れる

 

自分の配偶者の名前が載った戸籍はすべて取れる

 

自分の両親の名前の載った戸籍はすべて取れる

 

自分の直系の祖父母の名前の載った戸籍はすべて取れる。

 

自分の孫の名前の載った戸籍はすべて取れる。

 

となります。

 

戸籍の取れる範囲
生まれた赤ちゃんの戸籍を取得したい場合は、「父」か「母」か「祖父母」のいずれかの人が、申請者となって請求すれば良いとなります。

 

もし、戸籍謄本等を請求できる権限のある人以外が、申請するとなった場合は、直系の人が書いた委任状を役所へ持参して請求すればOKですよ。

 

委任状の様式は、特に定められたものはなく、便箋などの白紙に「誰が、誰の戸籍謄本等の請求を誰に依頼するのか」を明記して、権限のある申請者が署名捺印しておけば大丈夫です。

 

また、各市区町村のホームページから委任状の様式をダウンロードすることも出来ますし、お住まいの市区町村で委任状を受け取っても良いでしょう。

 

下記の委任状例と全く一緒でなくても大丈夫ですが、最低限、「誰が誰に、どのような証明書を委任するのか」と委任した人の署名捺印は、必ずしておきましょうね。

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【委任状の例】

 

委任状例

 

本籍地の市区町村への戸籍謄本等郵送請求方法

 

住んでいる所に本籍地があったり、近くの市区町村に本籍地が置いてあれば、直接、本籍地市区町村の窓口に行って戸籍謄本等の請求をすれば済むことです。

 

でも、住所地と遠く離れたところに本籍地が置いてあれば、本籍地の市区町村に行くことは困難でしょう。

 

そういった場合は、戸籍謄本等の郵送請求をしてみましょう。

 

まず、戸籍謄本等の郵送請求をする場合は、郵送請求専用の申請書様式を使用します。

 

この様式も、特に決まったものではなく任意の白紙に、郵送請求のための情報を書き込んで、申請書としてもOKです。

 

任意様式を使用する場合は、戸籍請求の場合、「申請者の住所氏名、生年月日、連絡先電話番号、本籍地」また、「戸籍証明書を、誰が何の目的で利用するのか」、「何通必要か」の記載が必要ですよ。
※申請人は、戸籍を取れる権限の人にしましょう。
※申請者の捺印も忘れずに!

 

また、郵送請求の様式も、委任状様式と同じく各市区町村のホームページからもダウンロード出来ますし、直接、住所地の市区町村で受け取ることもできます。

 

お近くの市区町村で郵送請求用の様式を受け取る場合、あらかじめ市区町村宛の印字がされていますが、二重線で市区町村名を訂正して、送り先の市区町村名を書き加えておけば大丈夫です。

 

 

【郵送請求用様式例】

 

戸籍郵送請求例

 

 

 

申請用紙に記入ができたら、次のものを用意します。

 

申請書以外に用意するもの

 

申請人の本人確認書類のコピー

下記、本人確認書類のいずれか1つの写しがあれば、大丈夫です。

 

【例1】運転免許証

住所が変更されている人は、変更後の住所が記載されている部分も必要です。

 

免許証は、新しい住所が裏書されていますので、裏表のコピーが必要ということです。

 

住所変更がなければ、裏面のコピーは必要ないですよ。

 

【例2】旅券(パスポート)

顔写真の載った部分のコピーのみで大丈夫。

 

【例3】マイナンバーカード(個人番号カード)

顔写真の載っている表面のみのコピーを取りましょう。

 

裏面はマイナンバーが記載されているので、不要です。
※紙のマイナンバー通知カードは本人確認としては利用できません!

 

【例4】健康保険証

住所地が裏面に書かれていることが多いので、裏表のコピーを取りましょう。

 

その他、本人確認書類は様々ですが、公的機関の発行しているもので、顔写真付きのものであれば、本人確認として認められます。
(民間機関が発行しているものは、本人確認書類として認められないケースが多いです。民間機関の発行のものだと、2点の本人確認書類を求められるケースがあります)

 

色々な事情で、何も本人確認できるものがない場合は、具体的にどのような書類が本人確認として認められるのかどうか、電話などで直接、送付先の市区町村に問い合わせてみましょう。

 

定額小為替(ていがく こ がわせ)

郵便局で、販売されている為替の1種です。

 

戸籍謄本等の発行手数料を、定額小為替で支払うものです。

 

定額小為替は、50円から1000円まで12種類の額面がありますが、郵便局の窓口で「○○円分の定額小為替を下さい」といえば、販売してくれますよ。

 

定額小為替でなくても、封筒に現金を入れる現金書留での郵送も可能ですが、送付方法が複雑だったり、割高になることからオススメしません。

 

※定額小為替の額面の種類
(50円、100円、150円、200円、250円、300円、 350円、400円、450円、500円、750円、1000円の12種類)

 

返信用封筒

長3封筒

 

任意の長3サイズ(120 × 235 ミリ)の封筒を用意し、オモテ面に申請者の住所と氏名を記入しましょう。

 

82円切手をあらかじめ貼っておきます。
※返信用封筒に記入する住所は、必ず申請者宛の住所です。

 

 

 

申請書と合わせて上記の3点を、各自で用意した封筒(サイズは任意)に入れて、本籍地市区町村へ郵送します。
※急ぎで戸籍謄本等が必要な場合は、速達郵送すると良いでしょう。

 

通常の発送方法なら、ポストなどに投函してから約1週間以内には返信用封筒で、送られてきますよ。

 

注意点として、戸籍謄本等の郵送請求は、申請者に代わって役所は一切手続きしてくれません。
(郵送請求方法の相談はOK!)

 

ご自身で、郵送請求の手続きをすべて行う必要があることが難点ですね。

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まとめ

 

出生届後の戸籍謄本、抄本の請求は、本籍地で出生届を提出した場合は、休日を除く5〜7日程度本籍地以外で提出した場合は、休日を除く7〜10日程度、待ってからになります。

 

戸籍作成には、時間が要するので、注意しましょうね。

 

もし、急ぎで戸籍謄本等が必要になった場合は、役所担当職員に伝えれば、優先して戸籍作成に取り掛かってくれますよ。
(多少は、早く作成してもらえます)

 

また、戸籍謄本等が取得できるのは、本籍地市区町村のみ

 

住所地と同じ市区町村に、本籍地を置いていれば、直接窓口で戸籍を請求すれば良いですが、遠く離れた市区町村に本籍地を置いていれば、戸籍取得は困難です。

 

その場合は、郵送で戸籍を取り寄せてみましょう。

 

戸籍請求に必要な書類は、上記本文にまとめてあるので、参考にして下さい。

 

戸籍謄本等を取得できる権限のある人は「本人」と「本人の配偶者」、「本人の直系親族」のみです。

 

それらの人以外が、戸籍謄本等の請求をする場合は、権限のある人の委任状を持参することが必須となります。
(郵送請求の場合は、申請人を戸籍が取得できる権限のある人にしておきましょう)

 

また、注意点として本籍地は、正確な番地までを申請書に記入する必要があります。

 

必ず、窓口でも郵送でも、戸籍を請求する場合は、取りたい人の正確な本籍地を把握しておく必要がありますよ。

 

 

出生届を出した当日に住民票、戸籍はもらえるの?